Office Coordinator/Coordinateur (rice) de bureau

Job Title

Office Coordinator/Coordinateur (rice) de bureau

Job Description Summary

Energetic and efficient front desk and office support person to work in operations for a commercial real estate services company within the Montreal Area. The candidate will work closely with the Operations Manager, Managing Principal and fee-earners (brokers) within the market to provide support and implement strategic initiatives. Opportunity to work in both the downtown and Saint-Laurent locations.
Personne énergique et efficace à la réception et au bureau pour travailler aux opérations d'une entreprise de services immobiliers commerciaux dans la région de Montréal. Le candidat travaillera en étroite collaboration avec la directrice des opérations, le directeur général et les courtiers au sein du marché afin de fournir un soutien et de mettre en œuvre des initiatives stratégiques. Possibilité de travailler à la fois au centre-ville et à Saint-Laurent.

Job Description

Principales responsabilités

Opérations du Bureau

• Assurer des tâches de soutien administratif pour le directeur général et / ou responsables de service
  • Entrer les notes de frais
  • Compléter la routine / correspondance, saisir des données, imprimer des lettres, imprimer des étiquettes, créer des lettres types, formater des documents et saisir des données, traduire de courts documents
• Soutenir les opérations de la salle du courrier (c.-à-d. tri du courrier, machine à affranchir, télécopieurs et photocopieurs)
• Aider à la planification et à la coordination des préparatifs de voyage de base
• Organiser et assister aux réunions et événements internes au besoin
• Coordonner la restauration, l'espace de la salle de conférence, les invitations et autres activités de planification d'événements au besoin
• S'assurer que les politiques de l'entreprise sont suivies

Accueillir / diriger les visiteurs

• Gérer la réception en fournissant un accès au bâtiment (si nécessaire) et en avisant les employés que le client, le fournisseur ou le candidat à l'emploi est arrivé
• Communiquer avec le personnel des opérations, les courtiers et le directeur général concernant leur disponibilité
• Fournir une carte de stationnement / validation au besoin

Gestion / Administration des fournisseurs

• Gérer les achats et l'entretien des fournitures de bureau et de l'équipement de bureau (c.-à-d. mobilier, équipement informatique, téléphones, services de collations, etc.) en passant commande via Workday, les achats ou un fournisseur externe
• Entrer tous les nouveaux fournisseurs locaux dans Workday et nettoyer les données, si nécessaire

Gestion des appels

• Répondre et filtrer tous les appels entrants et transmettre les messages pour deux bureaux.
• Communiquer des informations générales sur l'entreprise
• Communiquer avec le personnel des opérations, les salariés et le directeur général
• Traiter les appels avec discrétion à la demande du personnel des opérations, des salariés et du directeur général

Autres tâches administratives

• Travailler avec le directeur des opérations sur les questions de continuité des affaires
• Aide à l'intégration des nouveaux employés
• Cartes d’affaires
• Préparation documents (révision, impressions, reliure)
• Autres tâches assignées

Relations

Le poste reportera à la Directrice des opérations

Aptitudes :

• Gestion des coûts par rapport au budget, en gardant les écarts au minimum
• Attitude positive
• Professionnalisme
• Efficacité et fiabilité
• Organisation
• Service client et compétences relationnelles
• Rapidité et réactivité aux demandes et résolution des conflits

Expérience

L'expérience requise devrait inclure:

• Diplôme collégial de préférence
• Un minimum de 2 à 4 ans d'expérience en matière de soutien administratif
• Expérience à la réception est un atout

Compétences

• Bilingue français/anglais, compétence de base en traduction anglais-français est un atout
• Très bonne communication orale et écrite dans les deux langues
• Capacité à suivre les instructions et les procédures
• Capacité à traiter et à communiquer efficacement avec tous les niveaux de personnel et de direction
• Solides compétences de la suite Microsoft Office, la connaissance de Workday est un atout
• Connaissance des tâches administratives du bureau
• Bon jugement, tact et discrétion

Key responsibilities

Office Operations

• Provide administrative support duties for Market Leader, and/or other department leaders
  • Enter expense reports
  • Complete routine/correspondence, enter data, print letters, print labels, create form letters, format documents, and input data
• Support mail room operations (i.e., mail sorting, postage machine, fax and copy machines)
• Assist in planning and coordination of basic travel arrangements
• Organize and assist internal meetings and events as required
• Coordinate catering, conference room space, invitations, and other event planning activities as needed
• Ensure company policies are followed

Greet / Direct All Visitors

• Manage front desk by providing building access (when required) and notifying the employees that client, vendor or job candidate has arrived
• Communicate with operations staff, brokers, and Market Leader regarding their availability
• Provide parking pass/validation per request

Vendor Management / Administration

• Manage purchasing and maintenance of office supplies and office equipment (i.e., furniture, IT equipment, telephones, snack services, plants, etc.) by ordering through Workday, procurement, or outside vendor
• Enter all new local vendors into Workday and cleanse data, if required

Manage Phones

• Answer and screen all incoming calls and relay messages for 2 offices
• Communicate general company information
• Communicate with operations staff, fee-earners, and Market Leader
• Handle calls with discretion per the request of the operations staff, fee-earners, and Managing Principal

Other Administrative Duties

• Work with Operations Manager on business continuity issues
• Assistance with onboarding new employees
• Order business cards
• Document preparation (review, print, bind)
• Other duties as assigned

Reporting relationship

Role will report to the following:

• Operations Manager

Metrics

Role will be evaluated on the following:

• Management of costs to budget, keeping variances to a minimum
• Positive attitude
• Professionalism
• Efficiency and dependability
• Organization
• Customer service and people skills
• Timeliness and responsiveness to requests and conflict resolution

BACKGROUND AND EXPERIENCE

Demonstrated experience should include:

• College degree preferred
• Bilingual French/English, basic English-French translation skills an asset
• Very good written and oral communication skills in both languages
• A minimum of 2-4 years of administrative support experience
• Front desk experience a plus

Competencies

• Ability to follow instructions and procedures
• Ability to deal and communicate effectively with all levels of staff and management
• Strong written and oral skills
• Strong Microsoft Office Suite skills, Workday knowledge an asset
• Knowledge of office administrative duties
• Good judgment, tact and discretion

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